Als u gebruiker bent van Outlook voor uw e-mail, dan is de voor de handliggende keuze om ook gebruik te maken van de agenda van Outlook. Wilt u deze agenda delen met anderen, dan heeft u hiervoor tot op heden een Exchange server nodig. Er zijn diverse leveranciers op het Internet die een hosted Exchange server aanbieden, vanaf 10 Euro per maand per gebruiker!
Maar er zijn betere, geheel gratis oplossingen!
De Mozilla Foundation, een Open Source beweging die met veel succes de webbrowser Firefox onderhoudt en distribueert, verspreidt tevens een uitstekende mailclient, Thunderbird. Hieronder leggen we u uit hoe u met Thunderbird een online agenda kunt delen met anderen.
Onderstaande instructie is welliswaar specifiek voor Thunderbird, maar u kunt net zo goed uw Outlook agenda synchroniseren met een online calender provider, zoals bijvoorbeeld Google Agenda. En als u daarbij ook uw contacten wilt synchroniseren, dan zijn er oplossingen als Oggsync.
Hoe werkt het?
Nadat u Thunderbird heeft geïnstalleerd, kunt u desgewenst uw nieuwe e-mail client eerst inrichten door uw POP3/IMAP accounts aan te maken.
Nadat Thunderbird is herstart, zult u zien dat er linksonder in Thunderbird drie icoontjes verschijnen: E-mail, Agenda en Taken. Dit is het gevolg van de installatie van de Add-on Lightning. Klik op Agenda om een volledig overzicht te krijgen. Deze agenda is lokaal en niet zichtbaar op het Internet.
Hoe kunt u een online agenda onderhouden en desgewenst delen met anderen?
Na de installatie van Lightning heeft u de mogelijkheid om uw Thunderbird client te verbinden met een CalDAV-compliant server. Dit klinkt erg ingewikkeld, maar neemt u van ons aan dat CalDAV de standaard is voor het delen van agenda's op het Internet. Nu zijn er diverse servers beschikbaar om mee te verbinden, maar we gaan voor deze instructie uit van Google Agenda. Om Google Agenda te kunnen gebruiken heeft u een (gratis) account nodig op Google. Heeft u dat nog niet, vraag dat dan hier aan.
Nadat u een account heeft aangemaakt op Google, en bent ingelogd, volgt u het linkje Agenda onder Mijn producten. In de linkerkolom staat onder Mijn agenda's een linkje naar Instellingen.  Klik hierop en vervolgens op de naam van uw standaard Agenda (meestal uw eigen naam). U kunt nu uw Agenda naam wijzigen, bijvoorbeeld in uw bedrijfsnaam. Onderaan staat het belangrijkste, namelijk de link naar uw Google Agenda (Adres voor Agenda). Klik op de groene ICAL button en kopieer de opgegeven link.
Helaas hebben we voor Google Agenda nog een extra plugin nodig voor Thunderbird om de (gedeelde) agenda niet alleen te kunnen lezen, maar ook te kunnen beschrijven. Download daarom de volgende Add-on voor Thunderbird en volg de instructies: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/4631
Na de herstart van Thunderbird klikt u weer op het Agenda icoontje linksonder. Klik vervolgens in het menu van Thunderbird op Agenda, en vervolgens op Nieuwe Agenda. Kies voor een agenda Op het netwerk. Kies als formaat voor iCalendar, en plak de eerder gekopieerde locatie van Google Agenda in de Locatie balk. Klik op volgende.
U kunt nu de naam van de nieuwe Agenda opgeven (bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam) en een kleur kiezen voor de vermeldingen in deze agenda. Vervolgens kunt u de agenda koppelen aan een e-mail adres. Klik op volgende om de aanmaak van de nieuwe agenda te bevestigen en sluit Thunderbird af. Na de herstart van Thunderbird wordt u gevraagd de aangemaakte agenda te koppelen aan Google Agenda en dient u uw gebruikersnaam en wachtwoord van uw Google account op te geven (en op te slaan).
Om er nu voor te zorgen dat anderen ook gebruik kunnen maken van uw agenda, gaan we weer even terug naar de Instellingen van Google Agenda op Google.com. Onder Adres voor Agenda vindt u nog een linkje Instellingen voor delen wijzigen. Klik hierop. In het scherm laat u de vinkjes bij Deze agenda openbaar maken leeg (tenzij u wilt dat uw agenda voor iedereen zichtbaar mag zijn). Onder Delen met bepaalde personen kunt u per e-mail adres aangegeven wat iemand met uw gedeelde agenda mag en wat niet.
Nu kunt u voor elke gebruiker die toegang tot uw gedeelde agenda wil dezelfde installatie-routine volgen. Als u wilt dat elke gebruiker met een eigen username en password inlogt op uw agenda, dan moeten zij bij Google bekend zijn. Anders dient u uw Google login gegevens te gebruiken bij de installatie op de computers van uw collega's.
Het zijn even een paar stappen, maar als u deze links eenmaal gemaakt heeft, dan is uw agenda gedeeld met alle relevante personen. En het werkt fantastisch! Veel succes!
P.s. zelf synchroniseren (up & down) we Google Agenda ook met de agenda op onze Blackberry's, waardoor we dus zowel op onze desktops als mobiel steeds met dezelfde agenda werken. |
